Kolumni 01/2018

Yleistä ja erityistä asiakirjoista ja asiakirjakäytännöistä | 19.1.2018

Dokumentointi koskee kaikkia

Meillä kaikilla on omakohtaista kokemusta asiakirjakirjaamisen ja -käytäntöjen kohteena olemisesta. Meistä kerätään, kirjataan ja tallennetaan yksityisinä pidettyjä tietoja institutionaalisiin tarkoituksiin aina silloin, kun käytämme erilaisia palveluja. Pidämme dokumentointia yleensä itsestään selvästi suomalaiseen palvelujärjestelmään ja asiantuntijatyöhön kuuluvana. Muun muassa Kelan, työvoima- ja verohallinnon päätökset ja terveydenhuollon asiakirjat ovat tuttuja esimerkkejä eri tahojen etupäässä omien perustehtäviensä hoitamiseksi laatimista dokumenteista.

Kun olen keskustellut niin ammatillisissa kuin muissakin yhteyksissä ihmisten kanssa heitä koskevista asiakirjoista, useimmat ovat tunnistaneet niitä tuohtumuksen tai ilahtumisen hetkiä, joita itsestä tai läheisistä laadittujen asiakirjatekstien lukeminen on tuottanut. Asiakirjoissa voi olla virheitä ja vaikeasti ymmärrettäviä kohtia. Niistä voi puuttua jotakin itselle tärkeää, tai jokin asia on saatettu kirjata toisin kuin olet tarkoittanut. Monille on tuttua sekin, että asiakirjat voivat vaikuttaa henkilökohtaiseen elämään eri tavoin. Ne voivat esimerkiksi estää tai mahdollistaa jonkin tärkeäksi kokemasi palvelun tai etuuden saantia.

 

Lastensuojelun asiakirjat vanhempien näkökulmasta

Lastensuojelussa, johon artikkeliväitöstutkimukseni (Vierula 2017) sijoittuu, asiakirjoilla on tärkeä rooli erilaisia palveluja ja toimenpiteitä koskevassa päätöksenteossa. Esimerkiksi se, miten ja millaisina lapset ja vanhemmat asiakirjoissa kuvataan, voi vaikuttaa heidän elämäänsä pitkäkestoisesti monella tavalla. Asiakkaiden näkemyksiä itseään koskevista asiakirjoista ja asiakirjakäytännöistä on kuitenkin tutkittu hyvin vähän sekä Suomessa että kansainvälisesti. Väitöskirjassani olen paneutunut aihepiiriin tutkimalla lastensuojelun asiakasvanhempien kokemuksia haastatteluaineiston avulla.

Julkinen valta on antanut lastensuojelun sosiaalityöntekijöille velvollisuuden, vallan ja vastuun puuttua tarvittaessa vanhempien ja lasten suhteisiin. Yleisimmin tämä toteutuu Suomessa vaihtelevana, vapaaehtoisuuteen perustuvana avohuollon apuna ja tukena, mutta voi tarkoittaa myös vastentahtoisia toimenpiteitä. Kun lapset ja vanhemmat tulevat lastensuojelun asiakkaiksi, jokaisella heistä on omanlaisiaan toiveita, odotuksia ja pelkoja, joita voivat sävyttää median välittämät tai omat aiemmat kokemukset. Haastattelemillani vanhemmilla oli kokemusta lastensuojelusta erilaisista asiakasasemista. Lähes kaikilla oli kokemusta avohuollon asiakkaana olemisesta ja joidenkin lapset oli huostaanotettu. Kaikilla vanhemmista oli myös kokemusta siitä, että heidän elämäänsä oli tallennettu lastensuojelun asiakirjoihin.

Kun sosiaalityöntekijä arvioi lapsen tilannetta lapsen edun ja oikeuksien näkökulmasta, samalla myös lapsen läheissuhteet tulevat kuvauksen kohteiksi. Lastensuojelun asiakirjat voivat sisältää hyvin henkilökohtaisina ja intiimeinä pidettyjä kuvauksia esimerkiksi vanhemmuuden toteuttamisen tavoista ja lasten ja vanhempien arkielämästä. Kirjauksissa ovat väistämättä läsnä myös moraaliset pohdinnat siitä, mikä on hyvää, riittävää ja huonoa äitiyttä ja isyyttä. Vaikka kyse on ammatillisesta kirjaamisesta, kulttuuriset mielikuvat ja odotukset hyvästä vanhemmuudesta ohjaavat niin vanhempien kuin työntekijöidenkin yksilötason tulkintoja ja vuorovaikutusta.

Koska kaikkea ei ole mahdollista, sallittua eikä tarkoituksenmukaista kirjata, sosiaalityöntekijä valikoi dokumentoitaviksi työnsä kannalta olennaisimpina pitämänsä tiedot. Muuntaessaan puhuttua tai havainnoitua dokumentoiduksi asiakirjatiedoksi hän koodaa sen kielellisesti ja käsitteellisesti uudelleen niin, että tiedosta tulee käyttökelpoista lastensuojelun toiminnan kannalta (Gillingham 2013). Tästä asiakkaiden arjen ja arkitiedon muuntamisesta lastensuojelun ammattikielelle käytän väitöskirjassani transformaation (Morén 1999; Hasenfeld 1983 ja 1992) käsitettä.

Mitä transformaatio sitten tarkoittaa vanhempien kokemuksellisesta näkökulmasta? Sitä, että samalla kun vanhempien tarinat omasta ja lastensa elämästä transformoidaan palvelemaan lastensuojelutyön toteuttamista, heidän omistus- ja hallintasuhteensa omiin tietoihinsa muuttuvat. Vanhemmilla on eri syistä vain vähän valtaa vaikuttaa siihen, millaisia asioita ja miten heidän elämästään kirjoitetaan lastensuojelun asiakirjoihin. He eivät myöskään voi vaikuttaa siihen, kuka asiakirjoja lukee, tulkitsee ja käyttää ammatillisissa käytännöissä, eivätkä siihen, miten tämä tapahtuu. Transformaatioprosessin myötä vanhemmat kokevat itsensä ja asiakirjan väliset valtasuhteet kolmenlaisina väitöstutkimukseni haastatteluaineiston perusteella. Positiivisina koetut valtasuhteet ovat seurauksiltaan kannattelevia, neutraalit merkityksettömiä ja negatiiviset nimensä mukaisesti kielteisiä.

Lastensuojelun asiakirjat ovat vanhemmille hyvin monimerkityksisiä. Joillekin heistä ne ovat vain pieni osa henkilökohtaista elämää, kun taas joidenkin henkilökohtaisen elämän rakentumiseen ne vaikuttavat pitkäkestoisesti useilla eri tasoilla. Asiakirjat ovat osa lastensuojelun institutionaalista toimintaa ja asiakas-työntekijäsuhdetta, jolloin niissä näkyy vanhempien alisteisuus viranomais- ja asiantuntijatoiminnalle. Kun vanhempien ja sosiaalityöntekijöiden suhteet muuttuvat jännitteisemmiksi, myös asiakirjojen rooli, lukutavat sekä asiakkaiden ja asiakirjojen väliset suhteet muuttuvat. Pysyvyytensä vuoksi asiakirjat voivat ulottaa vaikutuksensa vanhempien elämään myös lastensuojelun asiakkuuden päättymisen jälkeen.

 

Dokumentointia koskevat uudistukset ja tietojen omistaminen

Sosiaalihuollon dokumentointi on isojen muutosten edessä. Monialaista tiedonvaihtoa parantamaan kehitetty kansallinen tietovaranto, Kanta-palvelu, laajenee lähivuosina koskemaan kaikkia sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja käyttäviä (Rötsä ym. 2016). Lisäksi osana sote- ja maakuntauudistusta uudistetaan lasten ja perheiden palveluja ja kaavaillaan eri toimijoiden yhteistä lapsi- ja perhekohtaista suunnitelmaa (STM 2017). Tutkimukseni esiin nostama kysymys siitä, kuka tai ketkä omistavat dokumentoinnin kohteina olevien henkilökohtaiset tiedot, tullee näin laajalti ajankohtaiseksi lähitulevaisuudessa.

Lastensuojelun asiakirjoilla on monia käyttäjiä ja lukijoita, jotka orientoituvat lukemaansa erilaisissa toimintaympäristöissä erilaisin tavoin. Tarvitsemme tietoa siitä, miten ja millaisin seurauksin luettu tulee tulkituksi monialaisessa yhteistyössä ja mitä seurauksia laajenevalla lukemisella on palvelunkäyttäjille. Erityisen tärkeää tämä on suunnitteilla olevan sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen tietovarannon ja siihen liittyvän asiakastietojen helpomman saatavuuden näkökulmasta.

 

Tarja Vierula

Tutkija, Tampereen yliopisto

 

Kirjallisuus

Gillingham, Philip (2013) The Development of Electronic Information Systems for the Future: Practitioners, “Embodied Structures” and “Technologies-in-Practice”. British Journal of Social Work 43 (3), 430–445.

Hasenfeld, Yeheskel (1983) Human Service Organizations. New Jersey: Englewood Cliffs.

Hasenfeld, Yeheskel (1992) The Nature of Human Service Organizations. Teoksessa Yeheskel Hasenfeld (toim.) Human services as complex organizations. Newbury Park: Sage, 3–23.

Morén, Stefan (1999) Dokumentationens roll i socialt arbete. Perspektiv och utvecklingsmöjligheter. Socialvetenskaplig tidskrift 6 (4), 329–342.

Rötsä, Maarit & Berglund, Heidi & Huovila, Mikko & Hyppönen, Konstantin & Peksiev, Tiina & Mykkänen, Juha (2016) Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke). Hankesuunnitelma vuosille 2016–2020. Ohjaus 10/2016. Helsinki: THL. https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/130563/URN_ISBN_978-952-302-660-5.pdf?sequence=1

STM (2017) Yksi lapsi, yhteinen suunnitelma. LAPE-hankkeeseen liittyvän moniammatillista tiedonhallintaa kehittävän työryhmän raportti. Sosiaali- ja terveysministeriön raportteja ja muistioita 2017:36. Helsinki: STM. http://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/80765/Yksi%20lapsi%20yhteinen%20suunnitelma%20ty%c3%b6ryhm%c3%a4raportti.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Vierula, Tarja (2017) Lastensuojelun asiakirjat vanhempien näkökulmasta. Acta Universitatis Tamperensis 1827. Tampere: Tampere University Press. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-0565-9


Kategoriat: Kolumni

 

Sosiaalityön tutkimuksen seura – Föreningen för forskning i socialt arbete on vuonna 1998 perustettu tieteellinen yhdistys, jonka    tarkoituksena on saattaa yhteen sosiaalityön tutkijoita ja  käytännön toimijoita sekä toimia väylänä sosiaalityön tutkimuksen ja ammatillisten käytäntöjen välillä.

   Seuraa ajankohtaisia tiedotteitamme Sosiaalityön tutkimuksen seuran Facebook-   ja Twitter-sivuilta!

 

Sosiaalityön tutkimuksen vuosikirja 2018

Tarja Juvonen, Jari Lindh, Anneli Pohjola & Marjo Romakkaniemi (toim.)

Sosiaalityön muuttuva asiantuntijuus